Consejos para la correcta administración de propiedad horizontal

La administración de propiedad horizontal es una tarea que requiere de conocimientos técnicos, legales, interpersonales y organizativos. Gracias a estas habilidades, una buena administración garantiza el bienestar de los residentes, la conservación de las instalaciones y el cumplimiento de las normativas vigentes. 

En esta nota, revisaremos los aspectos clave que todo administrador de edificios y conjuntos residenciales debe tener en cuenta para asegurar una gestión eficiente, abordando algunos consejos prácticos en cuanto a normativas y regulaciones relevantes, así como la gestión de presupuestos y finanzas. Esto lo haremos bajo la ley 675 de 2001, donde se regulan los temas relacionados con propiedad horizontal en Colombia. 

Importancia de una buena administración

Antes de hablar sobre consejos, es valioso resaltar que una administración adecuada es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier propiedad horizontal. Con esto en mente, el administrador actúa como el enlace entre los residentes y la junta de consejeros de administración, asegurando que se implementen las decisiones y se mantenga la armonía en la comunidad por medio de: 

• La correcta gestión diaria de la propiedad horizontal
• La revisión de que las instalaciones estén en óptimas condiciones
• El cumplimiento de las normativas del conjunto residencial
• La resolución de los conflictos de manera justa y eficiente

El rol del administrador también es crucial en la coordinación de la seguridad residencial, incluyendo la gestión de los guardias y la implementación de sistemas de seguridad avanzados. Todo esto implica, en pocas palabras, que esta figura asegura que todos estos elementos trabajan de manera conjunta para proporcionar un entorno seguro y ordenado para todos los residentes.

Consejos para administrar una propiedad horizontal

Además de todo lo que hemos abordado, es vital tener en cuenta que la administración de una propiedad horizontal va más allá de las tareas rutinarias; pues se requiere de un enfoque estratégico y una comprensión profunda de las necesidades de la comunidad. 

Aquí presentamos algunos consejos que pueden ser útiles para los administradores:

1. Involucrar a los residentes: fomentar la participación activa de los residentes en las decisiones importantes, como la elección de empresas de seguridad privada en Bogotá o la planificación de mejoras, es clave para una gestión inclusiva.
2. Capacitación continua: mantenerse actualizado con las últimas normativas, tendencias en seguridad y tecnologías emergentes es esencial para ofrecer una gestión moderna y efectiva.
3. Implementar sistemas de seguridad integrados: colaborar con profesionales para diseñar e implementar un sistema de seguridad que incluya guardas de seguridad y tecnologías de vigilancia, garantizando así una protección integral.
4. Monitoreo constante: realizar auditorías y evaluaciones periódicas para asegurar que todos los aspectos de la administración estén funcionando correctamente y hacer ajustes cuando sea necesario.

Normativas y regulaciones a tener en cuenta

La administración de propiedad horizontal está sujeta a una serie de normativas y regulaciones que varían según la ubicación y el tipo de propiedad. Es esencial que el administrador esté bien informado sobre las leyes locales y nacionales que afectan a la comunidad. Estas normativas pueden incluir regulaciones sobre el uso de áreas comunes, la instalación de sistemas de seguridad, las responsabilidades financieras de los propietarios, y las obligaciones legales de la administración.

En Bogotá, por ejemplo, es fundamental que las empresas de seguridad privada que se contraten estén debidamente registradas y cumplan con los estándares legales. El incumplimiento de estas normativas puede resultar en sanciones legales y poner en riesgo la seguridad de la comunidad. Por lo tanto, es imperativo que los administradores trabajen de cerca con asesores legales para garantizar que todas las acciones y decisiones estén alineadas con la legislación vigente.

Presupuestos y finanzas en propiedad horizontal

La gestión financiera es uno de los aspectos más críticos de la administración de propiedad horizontal. Un presupuesto bien planificado es la base para una administración eficiente, ya que permite anticipar gastos, planificar mejoras y mantener un fondo de reserva para emergencias. Aquí algunos puntos clave para una gestión financiera exitosa:

• Elaboración de un presupuesto anual: este debe incluir todos los ingresos y egresos previstos, como cuotas de mantenimiento, pagos a proveedores y fundamentalmente el costo del servicio de seguridad, que normalmente ocupa entre un 60% y un 80% del total del presupuesto, así como gastos en sistemas y tecnología en seguridad.
• Transparencia en la gestión de fondos: es fundamental que los residentes tengan acceso a informes financieros regulares, esto promueve la confianza y asegura que los fondos se estén utilizando de manera responsable.
• Control de gastos y ahorro: identificar áreas donde se pueden reducir costos sin comprometer la calidad del servicio es crucial para mantener las finanzas saludables.
• Planificación a largo plazo: crear un fondo de reserva para proyectos de mejora o reparaciones mayores garantiza que la comunidad pueda enfrentar gastos imprevistos sin afectar el presupuesto operativo.

En Seguridad Superior, comprendemos que la seguridad es un pilar significativo en la administración de propiedad horizontal. Nuestros guardas de seguridad están altamente capacitados para proteger tanto a los residentes como a las instalaciones, garantizando un entorno seguro y tranquilo. Como una de las empresas de seguridad privada en Bogotá más reconocidas, ofrecemos soluciones personalizadas que se adaptan a las necesidades específicas de cada comunidad, combinando experiencia, tecnología avanzada y un enfoque en la prevención para mantener la seguridad en su conjunto residencial. ¡Lo invitamos a contactarnos y descubrir nuestras soluciones integrales en seguridad residencial!